Kas yra InvUP ?

 

InvUp sistemos tikslas – padėti renginių organizatoriams spręsti organizavimo metu kylančias problemas, sistemingai išanalizuoti praėjusį renginį, padėti padaryti išvadas; suteikti patogų kvietimo į renginius organizavimo ir valdymo metodą.

 


Siekiant suprasti, kokie rūpesčiai kyla organizuojant renginius, buvo bendraujama su renginių organizatoriais. Paaiškėjo, kad renginį galima skirstyti į etapus:

1. Renginio planavimas

  • laiko parinkimas;
  • vietos parinkimas;
  • renginį organizuojančių žmonių parinkimas;
  • dienotvarkės sudarymas;
  • į renginį kviečiamų asmenų sąrašo sudarymas;
  • asmenų pakvietimų būdų į organizuojamą renginį parinkimas;
  • kvietimų išsiuntimas;
  • asmenų sutikimo arba atsisakymo dalyvauti organizuojamame renginyje registravimas.

2. Renginio vedimas

  • atėjusiųjų į renginį asmenų registravimas;
  • vedamo renginio pristatymas;
  • renginio dienotvarkės vedimas;
  • renginio pabaiga.

3. Renginio įvertinimas

  • renginio vedimo kaštų analizė;
  • renginyje dalyvavusiųjų asmenų reakcijos aptarimas;
  • renginio nauda organizatoriams.
  • Šis projektas skirtas renginio planavimui supaprastinti. Veiksmai, kuriuos atlieka sistema, palengvina naudotojo darbą – išsprendžiami konkretūs pirmojo etapo klausimai. Sistema pritaikyta šioms renginius organizuojančioms žmonių grupėms:
  • renginių organizavimo kompanijoms;
  • verslo kompanijoms;
  • fiziniams asmenims;
  • valstybinėms institucijoms.

Sistema aktuali visoms anksčiau išvardytoms žmonių grupėms, organizuojančioms privačius arba viešuosius renginius. Sistemoje galima skelbti ir privačius, ir viešuosius renginius, tačiau ji labiau tinka asmenims, organizuojantiems privačius renginius, kai kviečiami konkretūs asmenys. Organizuojant tokį renginį svarbu turėti kviečiamų asmenų sąrašą, kuriame yra visa reikalinga kontaktinė informacija. Kitas etapas – pakviesti šiuos asmenis į renginį. Atsižvelgiant į kiekvieno sąraše esančio asmens kontaktinius duomenis, reikia parinkti, kokiu būdu jį būtų galima kviesti į organizuojamą renginį. Galimi šie kvietimo būdai:

  • elektroniniu paštu;
  • SMS žinute;
  • telefonu;
  • SKYPE žinute;
  • paštu.

Organizuojantis asmuo pasirenka, kokiu būdu bus kviečiamas konkretus asmuo ir informuoja kiekvieną asmenį. Šis organizavimo etapas užima daug laiko. Be to, išskyrus tiesioginį pokalbį telefonu, pranešus asmeniui apie renginį, dar nėra aišku, ar asmuo dalyvaus. Turint kviečiamų asmenų sąrašą svarbu sužinoti, kurie iš jų dalyvaus. Būtent ši sistema ir užtikrins renginyje dalyvausiančių asmenų registraciją. Asmuo kartu su kvietimu gaus unikalųjį kodą, kurį panaudojęs prisijungs prie sistemos ir sužinos daugiau apie renginį. Jis taip pat galės peržiūrėti asmenų, kurie dalyvaus renginyje, sąrašą, užsiregistruoti į renginį ir pasirinkti vieną iš statusų:

  • renginyje dalyvaus;
  • renginyje nedalyvaus;
  • dar neapsisprendė, ar dalyvaus renginyje.
  • Sistema registruos kiekvieno pakviestojo asmens apsisprendimą, t. y. ar asmuo:
  • dalyvauja;
  • nedalyvauja;
  • neapsisprendęs;
  • į kvietimą nesureagavo.

Renginį organizuojantis asmuo matydamas pakviestųjų reakciją galės nustatyti renginyje dalyvausiančių asmenų skaičių. Pamatęs, kad pakviestasis asmuo nesureagavo, organizatorius galės bandyti kviesti jį dar kartą.